Organizowanie konferencji jest jak układanie puzzli – trzeba połączyć ze sobą wiele drobnych elementów, ale jeśli jednego z nich zabraknie, końcowy efekt może rozczarować. Konferencje są dzisiaj bardzo modne. Uważa się je za wydarzenia prestiżowe i często wykorzystuje jako narzędzie kreujące wizerunek. Pod względem popularności pokonały szkolenia, targi czy sympozja. Mimo to, ich organizacja wciąż jest sztuką wymagającą talentu do planowania i znacznej wyobraŸźni. Konferencja polega na prezentacji i dyskusji. To spotkanie dużej liczby osób służące omówieniu pewnego zagadnienia oraz okazja do integracji tych, których łączą zainteresowania i praca, ale dzielą kilometry. Dziś możemy już mówić o rynku organizacji konferencji. Agencje eventowe proponują coraz to bardziej kreatywne rozwiązania, właściciele hoteli, instytucje i firmy oferują możliwość wynajęcia pomieszczenia, a w internecie tworzą się bazy obiektów konferencyjnych. Przez to wszystko, konferencje odbywają się w Polsce prawie codziennie. Jak pisze John G. Fisher w książce „Jak zorganizować perfekcyjną konferencję” z badań rynku wynika, że większość organizowanych dziś wydarzeń tego typu ma charakter szkoleniowy lub stanowi spotkania kadry zarządzającej wysokiego szczebla. Ponadto, organizuje się wiele konferencji handlowych i takich, które dotyczą premiery produktu lub usługi, co dowodzi, iż konferencja jest dzisiaj ważnym narzędziem marketingowym. Konferencja może być naukowa, polityczna, prasowa, biznesowa czy branżowa (przykładowo informatyczna), może być dorocznym spotkaniem pracowników lub zebraniem kadry zarządzającej. Konferencja może być jakakolwiek, pod warunkiem, że jest temat warty jej zorganizowania. Po co warto organizować konferencję? Powodów jest bardzo wiele. Organizowanie konferencji jest jak mówienie: „w swojej dziedzinie jestem kimś, z kim trzeba się liczyć”. Ponadto, każda konferencja zwoływana jest w konkretnym celu. Jeśli organizujemy konferencję naukową, to z pewnością chcemy zaprezentować i omówić ważne wyniki badań. Podczas konferencji biznesowych ważna jest integracja uczestników. Z kolei konferencja prasowa to narzędzie do informowania, ale także świadomego kształtowania wizerunku, bo przecież to z niej dziennikarze wychodzą z materiałami, w których jesteśmy opisani dokładnie tak, jak chcemy, by widzieli nas inni. Coraz popularniejsze stają się tele i wideokonferencje, które są idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy chcą przekazać i omówić pewną informację, ale bez ponoszenia znacznych kosztów i poświęcania czasu. Ten rodzaj konferencji nie sprawdzi się jednak w przypadku, gdy cel, jaki sobie wyznaczyliśmy wymaga bezpośredniej interakcji uczestników.

Zanim chwycisz za telefon… trochę o kosztach

…odpowiedz sobie na pytanie: Czy konferencja jest potrzebna i czy należy ją organizować? Konferencja to czasami niemały wydatek, choć trzeba przyznać, że wszystko zależy od jej rodzaju, celu i rozmachu. Jednak, nawet jeśli zapraszamy tylko niewielu delegatów, pamiętajmy, że trzeba ich wyżywić, zapewnić im zakwaterowanie, wynająć salę i zapłacić za prelekcję – a to zaledwie podstawowe wydatki. Dlatego upewnij się, czy warto, a kiedy już to wiesz, pamiętaj, że czas to przyjaciel organizujących i planuj z dużym wyprzedzeniem. Przygotowanie z pozoru niewielkiej konferencji może zająć nawet kilka tygodni, na większą lepiej zarezerwować miesiące. Wyjątek stanowią konferencje prasowe, które organizuje się szybko, zwykle po ważnym wydarzeniu. Komuś może się wydawać, że organizacja konferencji polega na rozesłaniu zaproszeń i podziękowań za przybycie, ale to ciężka praca, której efekt bywa niedoceniony. Bez względu na to, jaką konferencje trzeba zorganizować, niezbędny jest czas, pomysł i zespół, który potrafi zaplanować i przewidzieć.